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2021年08月26日

広告代理店で絶対に活用すべき5つのプロジェクトとタスク管理ツール

 

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リモートワークが浸透し、どこにいても仕事ができる時代になった今、マネージャーは、チームプロジェクト、セールス活動の現状をまとめ、全員が共通して管理できる環境を整える必要性が出てきました。

 

その方法の一つが、今回紹介するプロジェクト・タスク管理ツールの導入です。今回は、誰でも活用可能なおすすめプロジェクト管理ツールトップ5をご紹介します。また最近この領域のサービスは単なるタスク管理だけではなく営業の予実管理やHR、財務経理、承認フローや他社とのコミュニケ―ションといったビジネス全体の業務改善までを図るものまで出てきています。

 

業務プロセスを分解し最適なものに組みなおすことは、一見すると効果が見えにくいですが仮に自分がマネジメントしているすべてのメンバーが生産性を20%改善することが出来ればPLを達成する難易度が大きく変わると思いませんか?

 

目次

 

広告代理店向けのプロジェクト・タスク管理ツールとは?

プロジェクト・タスク管理ツールのメリット

おすすめプロジェクト・タスク管理ツールトップ5

  1. クリックアップ

  2. Monday.com

  3. ライク

  4. Asana

  5. ベースキャンプ

最後に

 

広告代理店向けのプロジェクト・タスク管理ツールとは?

代理店向けのプロジェクト・タスク管理ツールで、外部やオフィス内のチームメンバーとより効果的に情報を共有することができます。予実の管理、緊急度の高い計画、期限の厳守、ワークフローの改善に役立つだけでなく、AIによるデータの解析技術により、プロジェクトの指標をリアルタイムで分析し、マネージャーは過去の経験やデータに基づいた判断を下すことができます。

 

プロジェクト・タスク管理ツールのメリット

・透明性の確保

管理ツールはチームの透明性を高めるのに役立ちます。 プロジェクトマネージャーは、チームメンバーの作業内容や進捗状況を迅速に把握し、問題を報告・解決することができます。さらに、プロジェクト管理ツールを使えば、計画に対する認識のずれを無くすこともできます。

・リソース管理 

ある特定のプロジェクトのために予算を確保したとしましょう。しかし、ヒト、モノ、カネ、すべてにまつわるリソースは常に変化する可能性があるため、具体的な計画を立てるのは難しいのが現状です。プロジェクト管理ツールのメリットは、過去のプロジェクトを保存できることです。過去のデータにアクセスすることで、進行中のプロジェクトのリソース配分やリスク予測をより効率的に行うことができます。

・データに基づく意思決定

計画、計測、分析。プロジェクトマネージャーが常に考えなければならない3つの言葉です。プロジェクト管理を成功させるためには、意思決定に必要な大量のデータが必要です。プロジェクトのリスク、トレーニングの必要性、遅延する可能性などを考慮しなければなりません。

 

管理ツールにはさまざまな機能がありますが、特に注目すべきなのはAIによる予測です。AIを使うことで時間の節約のほか、目的の定義、準備状況、データ分析、人材の評価、アルゴリズムの作成まで一貫して行うことができます。

・安全で簡単なファイル共有

プロジェクト管理ツールは、ユーザーが簡単に変更を加えたり、コメントを入れたり、メモを残したり、カスタマイズ性に長けています。ツールによっては、特定のファイルをセキュリティで守りつつ、複数のデバイス間で同期させることができます。

 

おすすめタスク・プロジェクト管理ツールトップ5

1. クリックアップ

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クリックアップは、無料プランが用意されており、プロジェクトやタスクの作成、リマインダー、コメント機能、カレンダー、経費の追跡機能が備わっております。

 

ビジュアル、特にガントチャート機能に高い評価を得ているようです。まずはお試しで効率的な仕事を始めてみてはいかがでしょうか。ただし、日本語化されておらず、自動化やツール連携はそこまで強くないので小規模な組織での導入がいいかもしれません。

 

2. Monday.com

monday.com

 

monday.comは、今まで色んな管理ツールを試したけれど、「操作が難しかった」「チームメンバーに活用してもらえなかった」方に特におすすめです。

世界190ヵ国、20万社以上の企業様で導入されていて操作性、カスタマイズ性に長けており、様々な外部ツールとの連携機能を備えた業務改善ツールです。

 

さらに、工数管理、ダッシュボード、キャンペーンに関するインサイトが含まれており、ワークフローを容易にする統合機能や、業務の属人化や煩雑なやり取りを無くすためのコミュニケーションスペースも用意されています。

 

単なるタスク管理ツールとして使うにはスペックが高すぎますがもし自社でSalesforceを導入してるけど上手く活用できてなく、スプレッドシートが散らかりすぎて、顧客とのコミュニケーションも煩雑になってるような状態であればそれら全てをノーコードで解決してくれます。

 

無料トライアルもありますので、こちらからご利用ください

 

3. Wrike

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Wrikeはクラウド、Jira、GitHubなどのプラットフォームとの統合が可能で、プロジェクトの管理やチーム内の共有を効果的に行うことができます。

 

Wrikeは、ダッシュボード、カスタマイズ、問題発生時に解決するためのリアルタイムなワークスペースが備わっており、プロジェクト管理を容易にします。

 

2019年からはmonday.comやAsanaの後発ながら分かりやすくシンプルなUIで徐々にIT業界内でも名前を聞くようになってきています。その他ツールと同じく無料トライアルがあるので試してみましょう。



4. Asana

Asana

Asanaでもっとも人気のある機能は、活動の追跡、ドラッグ&ドロップ機能、コンテンツ管理、モバイルアクセス、そしてAPIです。プロジェクト内容を共有したり、コメントを残したり、メールでファイルを共有することも簡単です。

 

AsanaとZoomを連携させて、チームメンバーとワークスペースをリアルタイムに共有することも可能です。

まずは無料トライアルを試してみませんか?

 

5. Basecamp(ベースキャンプ)

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Basecampはデザイナーやクリエイティブな仕事をしている方にお勧めです。

Basecampはカスタマイズ性が高く、好きな色を使ったり、画像やコメントを追加したり、さまざまなテンプレートから選択することができます。

その他の機能としては、プロジェクト管理・計画、タスクの進捗状況の観測&スケジュール作成、サードパーティとの統合などがあります。

 

一度Basecampを試してみてはいかがでしょうか。

無料で30日間のパーソナルアカウントを提供していますので、ぜひお試しください。



最後に

代理店向けのプロジェクト管理ツールは世の中に数多くあります。目的に応じて最適なものを見つけてください。私たちも今回ご紹介したツールは全て使い、結果的にmonday.comを選択しましたが、利用用途に応じて向いている領域が違うので、まずは自社で何を改善すべきか整理をすることから始めてみましょう。

 

おすすめなのはタスク管理だけ分けるような情報のサイロ化を加速させる選択ではなく、バリューチェーンを考え営業活動の全体像を紙に書き出し整理することで、思ったよりも複雑ではなくシンプルに選択できるようになると思います。

 

是非、煩雑な業務から抜け出し、仕事の効率を上げていきましょう!


※本記事は、「5 Best Agency Project Management Software you need ASAP」を翻訳・加筆修正したものです。

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